Inleiding

Speeltuinvereniging “Kindervreugd” Uitgeest vindt het belangrijk dat de aan de vereniging beschikbaar gestelde persoonsgegevens zorgvuldig worden gebruikt, geregistreerd en beschermd. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht. Deze Europese wet regelt wat er allemaal wel en niet mag met betrekking tot persoonsgegevens ter bescherming van de privacy van de burgers. Naast het gebruik van persoonsgegevens is ook het gebruik van (digitaal) beeldmateriaal aan strikte regels gebonden. In deze privacyverklaring geeft de vereniging aan hoe zij omgaat met persoonsgegevens en (digitaal) beeldmateriaal.

1 Begripsbepaling

In dit document wordt verstaan onder:

1.1 Vereniging, speeltuinvereniging “Kindervreugd” gevestigd in Uitgeest en ingeschreven bij de Kamer van Koophandel en Fabrieken voor de Zaanstreek onder nr. 40617411.

1.2 Bezoekers, alle personen (leden, donateurs, huurders, vrijwilligers, etc.) die de speeltuin en/of het gebouw bezoeken en deelnemers aan de door de vereniging georganiseerde activiteiten.

1.3 Vrijwilligers,

1.3.1 Bestuur, bestaande uit het dagelijks bestuur (voorzitter, penningmeester en secretaris) en overige bestuursleden.

1.3.2 Organisatoren, personen die de activiteiten organiseren en door het bestuur zijn geautoriseerd om persoonsgegevens te verwerken.

1.3.3 Ondersteuners, personen die de activiteiten van de vereniging begeleiden.

1.4 Persoonsgegevens, ieder gegeven dat direct of indirect herleidbaar is tot een individu. Namen, adresgegevens en foto’s zijn enkele voorbeelden van persoonsgegevens.

1.5 Verwerken, betreft iedere handeling die betrekking heeft op persoonsgegevens. Dit omvat o.a. het verzamelen, bewaren, verplaatsen en verwijderen van persoonsgegevens.

1.6 Online diensten, de verzameling van de door de vereniging ingezette online communicatiemiddelen zoals de website, nieuwsbrief en sociale netwerken waarop de vereniging een profiel heeft (bijv. Facebook, Instagram en Twitter).

1.7 Online bezoekers, alle personen die gebruik maken van onze online diensten.

1.8 Privacyverklaring, dit door het bestuur bekrachtigde document.

1.9 Datalek, betreft de situatie waarin er een inbreuk plaatsvindt op de beveiliging van persoonsgegevens.

2 Algemeen

2.1 De vereniging is verantwoordelijk voor het verwerken van persoonsgegevens. In deze privacyverklaring wordt beschreven hoe deze gegevensverwerking geschiedt en voor welke doeleinden deze gegevens worden verwerkt.

2.2 Een (online) bezoeker van de vereniging gaat akkoord met de volgende voorwaarden die daarop van toepassing zijn.

2.3 Indien een bezoeker niet met deze privacyverklaring akkoord gaat, dan wordt hij/zij verzocht geen gebruik te maken van onze (online) diensten.

3 Verwerking van persoonsgegevens

3.1 Volgens de wet mogen persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor duidelijk omschreven en rechtmatige doelen. Die rechtvaardiging bestaat in het geval van onze vereniging uit:

3.1.1 een noodzakelijke verwerking om een gerechtvaardigd belang te dienen;

3.1.2 de uitdrukkelijke toestemming van een betrokkene;

3.1.3 het uitvoeren van een contract met een betrokkene;

3.1.4 of het voldoen aan een wettelijke plicht.

3.2 Alleen het bestuur en de organisatoren verwerken persoonsgegevens.

3.3 Ondersteuners kunnen persoonsgegevens alleen inzien en/of gebruiken. Welke persoonsgegevens een specifieke gebruiker kan inzien hangt af van zijn/haar functie binnen de vereniging.

3.4 De persoonsgegevens die de vereniging van haar bezoekers verzamelt zijn o.a. noodzakelijk om:

3.4.1 bij een activiteit de verschillende bezoekers te kunnen onderscheiden;

3.4.2 onze nieuwsbrieven te versturen;

3.4.3 bezoekers te kunnen benaderen voor het verrichten van vrijwilligerswerk;

3.4.4 voor het toesturen van acceptgiro’s en belangrijke informatie;

3.4.5 in geval van calamiteiten een complete set contactgegevens te hebben om de ouders/verzorgers te kunnen bereiken;

3.4.6 contact te houden met huurders (bij het niet naleven van de in het huurcontract afgesproken voorwaarden wordt een aantekening toegevoegd aan de gegevens waardoor gedurende de geldende bewaartermijn geen nieuwe huurovereenkomst kan worden gesloten);

3.4.7 het creëren van een veilige speelomgeving voor onze bezoekers;

3.4.8 een inschatting te kunnen maken welke inkopen er gedaan moeten worden en om rekening te kunnen houden met speciale wensen.

3.5 Het aantal gegevens dat de vereniging registreert kan per bezoeker of vrijwilliger verschillen. Maximaal worden onderstaande gegevens geregistreerd.

3.5.1 bezoekers; de NAW- gegevens, telefoonnummer, mailadres, rekeningnummer, bedrag, voornaam kinderen, geboortejaar kinderen, naam school kinderen, beeldmateriaal en antwoorden op activiteit specifieke vragen.

3.5.2 vrijwilligers; de NAW-gegevens, telefoonnummer, mailadres, beeldmateriaal, VOG en gedragscode.

4 Online diensten

4.1 Deze privacyverklaring is enkel van toepassing op de diensten van onze vereniging. U dient zich ervan bewust te zijn dat de vereniging niet verantwoordelijks is voor het privacybeleid van andere sites en bronnen. Door gebruik te maken van onze (online) diensten geeft u aan het privacybeleid van de vereniging te accepteren.

4.2 Wanneer u zich inschrijft voor een van de diensten op de website worden persoonsgegevens van u gevraagd. Deze gegevens worden gebruikt om de dienst uit te kunnen voeren. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van de vereniging of die van een derde partij. De gegevens worden niet gecombineerd met andere persoonlijke gegevens waarover de vereniging beschikt.

4.3 Op de website zijn buttons opgenomen om websites en/of webpagina’s te kunnen promoten of te delen op sociale netwerken als Facebook, Google maps en Twitter. Deze buttons werken door middel van stukjes code die van de sociale netwerken zelf afkomstig zijn. Door middel van deze codes worden cookies geplaatst. De Vereniging heeft daarop geen invloed. Gebruikers wordt aangeraden de privacy verklaringen van de sociale netwerken (die regelmatig kunnen wijzigen) te lezen, om te zien wat zij met de persoonsgegevens doen die zij via deze cookies verwerken.

4.4 Op de website zijn links naar websites van derden opgenomen. Wanneer gebruikers deze websites bezoeken zijn de privacy verklaringen van deze derden partijen van toepassing. De vereniging is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop door derden mogelijk met persoonsgegevens van gebruikers wordt omgegaan dan wel voor de cookies die gebruikt worden op deze websites van derden.

4.5 Wanneer u e-mail of andere berichten naar de vereniging verzendt is het mogelijk dat we die berichten bewaren conform de vastgestelde bewaartermijn. Soms wordt u gevraagd naar persoonlijke gegevens die voor de desbetreffende situatie relevant zijn. Dit maakt het mogelijk uw vragen te verwerken en uw verzoeken te beantwoorden. De gegevens worden opgeslagen op eigen beveiligde servers van de vereniging of die van een derde partij. De gegevens worden niet gecombineerd met andere persoonlijke gegevens waarover de vereniging beschikt.

4.6 De informatie die de sociale netwerken verzamelen worden overgebracht naar en door de sociale netwerken opgeslagen op servers in de Verenigde Staten. De sociale netwerken stellen zich te houden aan de daar geldende privacy- en cookieregelgeving. Dit houdt in dat er sprake moet zijn van een passend beschermingsniveau voor de verwerking van eventuele persoonsgegevens. De vereniging is hiervoor niet verantwoordelijk en sluit alle aansprakelijkheid hieromtrent uit.

4.7 Afmelden voor onze nieuwsbrief kan op ieder gewenst moment door een mail te sturen naar info@speeltuinuitgeest.nl.

5 Beeldmateriaal

5.1 Tijdens alle activiteiten die de vereniging organiseert kunnen er foto- en video-opnames worden gemaakt voor promotioneel gebruik op onze online diensten of als onderdeel van een verantwoordingsdocument (jaarverslag, etc.). Wij doen dit omdat wij onze bezoekers, in het bijzonder de kinderen, willen inspireren om gezond, sociaal en sportief bezig te zijn. Beeldmateriaal vertelt en ondersteunt het verhaal van onze activiteiten.

5.2 Wilt u niet op de foto of video worden gezet dan kunt u dit te allen tijde aangeven bij onze fotograaf. Hij of zij zal u dan niet vastleggen.

5.3 Mocht u per abuis toch zijn vastgelegd dan kunt u ons dit laten weten via info@speeltuinuitgeest.nl. De betreffende foto/video zal dan zo snel mogelijk worden verwijderd.

6 Geldende bepalingen

6.1 Ten aanzien van het registreren van de genoemde persoonsgegevens gelden de volgende bepalingen:

6.1.1 de administratie van de vereniging houdt de gegevens zorgvuldig en nauwkeurig bij;

6.1.2 de persoonsgegevens worden afdoende beveiligd;

6.1.3 op verzoek van een bezoeker zal de vereniging inzage verlenen in de wijze waarop de gegevens zijn opgeslagen;

6.1.4 de vereniging gebruikt de gegevens uitsluitend voor het doel waarvoor ze verzameld zijn;

6.1.5 de vereniging houdt zich het recht voor het privacybeleid te wijzigen. In gevallen waarin deze verklaring niet voorziet, evenals twijfelgevallen, beslist het bestuur van de vereniging;

6.1.6 de aan de vereniging verstrekte persoonsgegevens worden op geen enkele wijze gedeeld met derden. Gemaakte foto’s worden incidenteel gedeeld met lokale media.

6.2 Bij een datalek maakt het bestuur conform de wettelijke bepalingen binnen 72 uur na ontdekking melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

6.3 De vereniging bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de uitvoering van haar dienstverlening, tenzij de vereniging dit op grond van wettelijke bepalingen verplicht is. Dit houdt het volgende in:

6.3.1 de gegevens worden twee kalenderjaren na opzegging, deelname of einde huurperiode bewaard. Aan het begin van elk kalenderjaar wordt de administratie opgeschoond en worden de gegevens verwijderd die de genoemde bewaartermijn overschrijden;

6.3.2 indien gegevens ten behoeve van statistische, wetenschappelijke of historische doeleinden langere tijd noodzakelijk zijn, kan de bewaartermijn worden opgeschort. Hierbij dienen gegevens eventueel geanonimiseerd te worden;

6.3.3 ten behoeve van lustra en andere activiteiten waarbij er een intentie bestaat om oud-vrijwilligers te benaderen heeft de vereniging graag de mogelijkheid om geldende bewaartermijnen op te schorten. Vertrekkende vrijwilligers zal dan ook worden gevraagd om akkoord te geven op het aanhouden van de aangeleverde persoonsgegevens;

6.4 Een ieder van wie wij persoonsgegevens registreren en bewaren heeft het recht om de persoonsgegevens in te zien, te corrigeren of te verwijderen. Hierdoor kan een verzoek worden gestuurd naar info@speeltuinuitgeest.nl.